Kategoria: Zarządzanie i pracownicy
Outsourcing – definicja bez zbędnego żargonu
Outsourcing to zlecenie wybranego zadania lub całego procesu firmie zewnętrznej zamiast wykonywania go siłami własnego zespołu. Przedsiębiorstwo rezygnuje z utrzymywania działu albo stanowiska i płaci za konkretny efekt lub usługę podmiotowi, który specjalizuje się w danej dziedzinie. Dotyczy to zwykle obszarów wspierających główną aktywność – księgowości, kadr, obsługi informatycznej, transportu czy magazynowania. Zewnętrzny podmiot odpowiada za jakość, terminowość i zgodność z przepisami w swoim zakresie, a zlecający rozlicza współpracę na podstawie umowy. Różnica wobec zatrudnienia pracownika polega na tym, że nie ma tu etatu, urlopów ani konieczności szkolenia – jest rezultat określony w kontrakcie.
Jakie zadania firmy oddają na zewnątrz
Najpopularniejszym przykładem jest księgowość – prowadzenie ksiąg, rozliczenia podatkowe i sprawy kadrowe powierza się biuru rachunkowemu zamiast zatrudniać specjalistę na etacie. Drugi częsty obszar to logistyka, gdzie przedsiębiorstwo korzysta z gotowej przestrzeni składowej i obsługi dostaw zamiast budować halę na potrzeby wewnętrzne. Trzecia grupa to usługi techniczne – tłumaczenia, wsparcie informatyczne, utrzymanie floty pojazdów czy monitoring pracy kierowców i maszyn. Oddawane bywają też zadania sezonowe albo jednorazowe, które nie uzasadniają stałego etatu. Wspólny mianownik to brak kompetencji lub zasobów wewnątrz organizacji do samodzielnej realizacji danego procesu.
Outsourcing księgowy i kadrowy
Przekazanie rozliczeń podatkowych i spraw pracowniczych zewnętrznemu podmiotowi zdejmuje z właściciela obowiązek śledzenia zmian w przepisach i terminów składania dokumentów. Taki partner bierze na siebie odpowiedzialność za poprawność wyliczeń i reprezentuje zleceniodawcę w kontaktach z urzędem skarbowym w zakresie ustalonym w umowie. Jak znaleźć odpowiedniego partnera do tej współpracy, opisaliśmy w materiale o wyborze dobrego biura rachunkowego. Taki model współpracy sprawdza się zarówno w jednoosobowej działalności, jak i w przedsiębiorstwie zatrudniającym kilkadziesiąt osób.
Outsourcing logistyki i transportu
Firmy handlowe i produkcyjne coraz częściej rezygnują z własnych magazynów na rzecz wynajmu powierzchni u operatora logistycznego, który zajmuje się przyjęciem towaru, kompletacją zamówień i wysyłką. Taki model pozwala rosnąć bez inwestycji w halę i sprzęt składowy. Przykłady podmiotów działających na dużą skalę opisaliśmy w tekście o największych powierzchniach magazynowych w Polsce. Podobnie wygląda sytuacja z transportem – przedsiębiorca może wynająć pojazdy na dłuższy okres zamiast kupować flotę na własność, co omawiamy przy okazji rozliczania auta wynajętego długoterminowo w firmie. Codzienną aktywność kierowców i maszyn łatwiej kontrolować, gdy ich obecność w trasie i na stanowisku odnotowuje osobny system – temu zagadnieniu poświęciliśmy artykuł o rejestrowaniu czasu pracy kierowców.
Kiedy outsourcing się opłaca
Oddanie zadania na zewnątrz ma sens, gdy koszt utrzymania własnego stanowiska lub działu przewyższa cenę usługi obcego dostawcy, a jej jakość jest porównywalna lub wyższa. Drugi sygnał to brak kompetencji w firmie – zatrudnienie specjalisty na stałe bywa nieopłacalne, jeśli dana czynność pojawia się nieregularnie. Trzeci przypadek to konieczność elastyczności – przedsiębiorstwo rozwijające się szybko musi zwiększać lub zmniejszać zasoby bez zwalniania ludzi. Opłaca się to także wtedy, gdy zadanie wymaga specjalistycznego sprzętu lub oprogramowania, którego zakup na własny użytek byłby nieuzasadniony przy niewielkiej skali działania. W każdym z tych przypadków decyzję dobrze jest poprzeć porównaniem ceny usługi zewnętrznej z pełnym wydatkiem na zatrudnienie, czyli wynagrodzeniem, szkoleniami i czasem wdrożenia.
Kiedy lepiej zatrzymać zadanie w firmie
Nie każdy proces nadaje się do przekazania na zewnątrz. Jeśli dotyczy on rdzenia działalności i stanowi przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa, oddanie go innemu podmiotowi oznacza utratę kontroli nad tym, co wyróżnia firmę na rynku. Podobnie wygląda sprawa z czynnościami wymagającymi stałego, codziennego nadzoru i natychmiastowej reakcji – dostawca zewnętrzny pracuje według własnego harmonogramu i nie zawsze odpowiada równie szybko jak osoba zatrudniona na miejscu. Problemem bywa też ochrona danych – przekazanie informacji wrażliwych innemu podmiotowi zakłada zaufanie do jego procedur bezpieczeństwa i zapisów umownych. Zadanie lepiej zostawić wewnątrz struktury, gdy nadzór nad obcym dostawcą kosztowałby więcej niż jego samodzielna realizacja.
Outsourcing w firmach działających na rynkach zagranicznych
Firmy wchodzące na eksport często zlecają na zewnątrz zadania, których nie da się sprawnie wykonać bez znajomości lokalnego otoczenia i mowy odbiorców. Dotyczy to między innymi przekładu materiałów handlowych i witryny internetowej na język klienta, co bezpośrednio wpływa na liczbę zapytań z zagranicy – szerzej piszemy o tym w artykule o tym, jak eksport rośnie dzięki tłumaczeniu stron www. Agencja lokalizacyjna albo niezależny specjalista zna niuanse danej mowy i zwyczaje zakupowe rynku lepiej niż osoba zatrudniona na etacie w centrali. W takich przypadkach taka współpraca jest warunkiem skutecznego wejścia na nowy teren sprzedaży, a nie tylko sposobem na obniżenie kosztów.
Jak sprawdzić, czy outsourcing się opłaci w konkretnej firmie
Przed podjęciem decyzji dobrze jest policzyć pełny koszt obecnego rozwiązania – wynagrodzenie, składki, sprzęt, szkolenia i czas, jaki zajmuje zarządzanie danym obszarem. Następnie porównuje się tę kwotę z ofertą zewnętrznego dostawcy, zwracając uwagę na zakres odpowiedzialności zapisany w kontrakcie, a nie wyłącznie na cenę. Trzecim krokiem jest sprawdzenie referencji i doświadczenia potencjalnego partnera w obsłudze podmiotów o podobnej skali. Ostatni element to określenie, co się stanie, jeśli współpraca się nie powiedzie – czy firma zdoła szybko wrócić do realizacji zadania we własnym zakresie, czy uzależni się od jednego dostawcy. Przy decyzjach o większym znaczeniu finansowym lub formalnym, na przykład przy przekazywaniu rozliczeń fiskalnych, dobrze jest skonsultować umowę z doradcą podatkowym lub prawnikiem obsługującym przedsiębiorstwa.
Wskazówka: zanim podpiszesz umowę z firmą zewnętrzną, sprawdź warunki wypowiedzenia i zasady przekazania danych na wypadek zakończenia współpracy. Brak takich zapisów bywa kosztowny, gdy trzeba szybko zmienić dostawcę.
Outsourcing nie jest rozwiązaniem uniwersalnym – sprawdza się tam, gdzie wydatek i zagrożenia związane ze zleceniem zadania na zewnątrz są mniejsze niż przy utrzymaniu go we własnej strukturze. Decyzję najlepiej podejmować osobno dla każdego procesu w firmie, zamiast traktować outsourcing jako jednorazowy wybór dotyczący całej organizacji.