Kategoria: Praca
Punkt wyjścia: zanim zatrudnisz pierwszego handlowca
Zespół sprzedażowy buduje się dopiero wtedy, gdy produkt lub usługa są gotowe do oferowania na większą skalę i gdy jasno określono target odbiorcy. Jeśli propozycja dla klienta wciąż się zmienia, pierwsze osoby odpowiedzialne za kontakt z firmą zewnętrzną będą uczyć się na bieżąco, co wydłuża czas wdrożenia i podnosi koszt pomyłek. Zanim pojawi się ogłoszenie o pracę, dobrze mieć spisany proces sprzedaży: od pozyskania kontaktu, przez rozmowę, aż po podpisanie umowy. Bez takiego opisu nowa osoba działa po omacku, a lider nie ma punktu odniesienia do oceny jej wyników. Taki etap widać choćby u firm usługowych, które po starcie same obsługują pierwsze zlecenia, a dopiero potem przekazują te zadania zespołowi – jak w przypadku tekstu o tym, jak założyć firmę sprzątającą.
Struktura działu sprzedaży – od jednej osoby do zespołu
Na starcie wystarczy jeden handlowiec, który łączy pozyskiwanie klientów z ich obsługą. Wraz ze wzrostem liczby kontaktów dobrze rozdzielić te funkcje, bo szukanie nowych leadów i domykanie transakcji wymagają innych umiejętności i innego tempa pracy. Podział na role porządkuje odpowiedzialność i pozwala mierzyć efektywność każdego etapu osobno.
Role, które pojawiają się najwcześniej
- Przedstawiciel handlowy – pierwszy kontakt z klientem i prowadzenie rozmów sprzedażowych.
- Opiekun klienta – utrzymanie relacji po podpisaniu umowy i obsługa kolejnych zamówień.
- Lider zespołu – nadzór nad procesem, szkolenie nowych osób i raportowanie wyników.
Dopiero gdy zespół rośnie, dochodzą specjalizacje takie jak key account manager czy stanowisko odpowiedzialne za sprzedaż do konkretnej branży. Zbyt wczesne tworzenie takich etatów skutkuje tym, że część z nich nie ma wystarczająco dużo zadań, a budżet zwiększa się bez zwrotu, który by to uzasadniał.
Rekrutacja handlowców – gdzie szukać i na co zwracać uwagę
Dobry handlowiec nie zawsze ma doświadczenie w tej samej branży – liczy się umiejętność prowadzenia rozmowy, odporność na odmowy i konsekwencja w działaniu. Rekrutację można oprzeć na kilku kanałach naraz: portale z ogłoszeniami, rekomendacje obecnych pracowników oraz bezpośrednie wyszukiwanie kandydatów w mediach zawodowych. Część firm sięga też po klasyczne serwisy ogłoszeniowe, zamieszczając tam propozycje współpracy dla osób działających na zasadzie kontraktu.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej sprawdza się umiejętności praktyczne, a nie tylko deklaracje. Krótkie zadanie symulujące kontakt z klientem pokazuje więcej niż opis doświadczenia w CV. Kandydat, który potrafi zadawać pytania i słuchać odpowiedzi, zwykle radzi sobie lepiej niż ten skupiony wyłącznie na prezentacji oferty.
Wdrożenie nowego handlowca krok po kroku
Pierwsze dni
Nowa osoba poznaje produkt, grupę docelową i argumenty, które najczęściej przekonują klientów. Na tym etapie obserwuje rozmowy prowadzone przez doświadczonych członków zespołu, zamiast od razu działać samodzielnie.
Pierwsze tygodnie
Handlowiec zaczyna prowadzić rozmowy pod nadzorem lidera, który po każdej z nich udziela informacji zwrotnej. Potknięcia na tym etapie kosztują mniej niż te zaliczone przy dużych klientach, dlatego dobrze przydzielać mniejsze szanse sprzedażowe jako pole do nauki.
Elementem wdrożenia bywa też udział w szkoleniu zewnętrznym, które pokazuje techniki sprzedaży z innej perspektywy niż ta firmowa. Organizując takie spotkanie dla kilku osób naraz, dobrze sprawdzić, gdzie zorganizować konferencję, żeby miejsce sprzyjało skupieniu, a nie rozpraszało uczestników.
Wskazówka: zanim przydzielisz nowemu handlowcowi własną bazę klientów, daj mu kilka tygodni na pracę przy wsparciu lidera. Samodzielność wprowadzona zbyt szybko kończy się stratą kontaktów, które trudno odzyskać.
Procesy i narzędzia, które porządkują sprzedaż
System do zarządzania relacjami z klientami to podstawa funkcjonowania zespołu większego niż dwie osoby. Bez niego informacje o rozmowach i ustaleniach znikają razem z odejściem zatrudnionego handlowca, a lider traci kontrolę nad tym, na jakim etapie są poszczególne szanse sprzedażowe. Drugim elementem jest jasny podział odpowiedzialności za kolejne części lejka, tak aby żaden lead nie zostawał bez opiekuna.
Zespół działający w terenie wymaga też ewidencji czasu i tras, zwłaszcza gdy handlowcy jeżdżą do klientów samochodami firmowymi. Rozwiązania, które pozwalają rejestrować czas pracy kierowców i pojazdów, sprawdzają się również w dziale sprzedaży, bo porządkują dokumentację i ułatwiają planowanie wizyt. Gdy przedsiębiorstwo zapewnia handlowcom auta z długoterminowego najmu, dobrze od razu ustalić zasady naliczania kosztów eksploatacji, tak jak opisano w tekście o tym, jak rozliczać auto firmowe.
Współpraca sprzedaży z marketingiem
Zespół sprzedażowy osiąga lepsze wyniki, gdy dział promocji dostarcza mu kontakty gotowe do rozmowy, a nie wyłącznie ogólną rozpoznawalność marki. Dobrze więc od razu ustalić przy budowie struktury, kto odpowiada za przygotowanie materiałów i kampanii generujących leady. Decyzja o wyborze partnera do tych zadań bywa trudna, bo agencja kreatywna i reklamowa oferują inny zakres usług – różnicę między nimi tłumaczy tekst o tym, co lepsze dla konkretnej firmy. Bez takiej współpracy handlowcy tracą czas na szukanie kontaktów zamiast na rozmowy z klientami gotowymi do zakupu.
Motywowanie i rozliczanie zespołu
Wynagrodzenie oparte wyłącznie na pensji podstawowej rzadko motywuje do przekraczania celów, dlatego większość firm łączy ją z premią uzależnioną od wyniku. Istotne, aby zasady jej naliczania były proste i zrozumiałe dla każdego – skomplikowany mechanizm budzi nieufność i prowadzi do sporów. Poza pieniędzmi liczy się też regularna informacja zwrotna od lidera, bo osoba, która nie wie, jak ocenia się jej wysiłek, szybciej traci zaangażowanie.
Ocena wyników powinna opierać się na kilku wskaźnikach naraz, nie tylko na sumie zamkniętych transakcji. Ilość wykonanych rozmów, jakość prowadzonej dokumentacji w systemie oraz czas reakcji na zapytanie klienta pokazują pełniejszy obraz tego, jak radzi sobie handlowiec, niż sam wynik finansowy na koniec okresu.
Najczęstsze pytania
Ile osób potrzeba, żeby mówić o zespole sprzedażowym?
Już dwie osoby pracujące według wspólnego procesu i raportujące do jednego lidera tworzą zespół. Liczy się sposób działania, a nie liczba etatów.
Czy pierwszy handlowiec powinien być doświadczony czy tani do zatrudnienia?
Przy braku opisanego procesu sprzedaży lepiej postawić na doświadczenie, bo taka osoba sama ułoży pierwsze zasady pracy. Gdy taki schemat jest już gotowy, młodszy kandydat może uczyć się szybciej, korzystając z istniejących materiałów.
Jak długo trwa wdrożenie nowego handlowca?
Zależy od złożoności oferowanego produktu i długości cyklu zakupowego – prosty produkt można opanować szybciej niż skomplikowaną usługę z obszaru B2B. Lider powinien ocenić gotowość pracownika na podstawie jakości prowadzonych rozmów, a nie tylko upływu czasu.
Zespół sprzedażowy zbudowany bez pośpiechu, z opisanym procesem i jasnym podziałem ról, rośnie w sposób przewidywalny i łatwiejszy do zarządzania niż struktura powstała z przypadkowych zatrudnień. Każda kolejna osoba dołącza do systemu, który już działa, zamiast tworzyć go od nowa razem z liderem.